Ding 13 - Online kantoortoepassingen (Google Docs)

Google Docs lijkt mij een prima middel om samen met collega's aan protocollen en handleidingen te werken. Jaarverslagen, waar veel mensen aan bijdragen, zijn hier ook uitermate geschikt voor.

Ik zie het echter wel meer als een handige kantoortoepassing voor de medewerkers, als iets waar ook onze klanten iets mee kunnen. Nu, tijdens de cursus, zie je meteen het nu al : de voortgang bijhouden van de deelnemers.

Op school zouden we het ook aan de leerlingen kunnen demonsteren. Net als bij del.icio.us zouden ze er hun gezamenlijke werkstukken, presentaties en dergelijke kunnen bijhouden. Ze kunnen er zowel thuis als op locatie, op school dus, aan werken. Ook hoeven ze geen backups te maken : dit gebeurt automatisch ! Dit wordt namelijk heel erg vaak vergeten ... Het schijnt dat je er niet eens internet voor nodig hebt, dat je zelfs offline kunt werken ! ook hoef je geen memorysticks meer te gebruiken, die je vervolgens dan weer op je werk laat liggen zodat je er thuis niet mee kunt werken, of vice versa ... ook attenderen RSS-feeds je op de nieuwste versies.
Ook op het DC zouden we er samen aan de bestellijsten, protocollen, handleidingen kunnen werken. We werken nauw samen met een collega op het Noor-der-Poort college (Noor de Lange) dus daarvoor zou dit ook erg handig zijn. Aanschafsuggesties zijn hier ook heel leuk in te zetten, omdat die telkens aangevuld moeten worden. Agenda's voor vergaderingen zijn ook een optie.

Voor Bibliotheek Assen stel ik me voor dat ik met collega Paula aan muziekhandleidingen van door ons gebruikte processen, en kennisoverdracht kan werken. Vergelijkbaar met Wiki.

Nadelen van Google docs is dat de ruimte die je kunt gebruiken, niet oneindig is. Grotere documenten kun je al niet opnemen. Wel wordt hier, as we speak, al aan gewerkt. Het schijnt zo te zijn dat foto's en filmpjes, die normaliter bijna alle ruimte opslokken in Google Docs, binnenkort OOK geplaatst kunnen worden ! dat is een hele vooruitgang !

Ook is het voor sommige mensen een eng idee dat je documenten in principe op de Google-server rondzwerven, en dat ze dus misschien door anderen gelezen danwel gebruikt kunnen worden. En het schijnt zo te zijn dat de beveiliging op diverse plekken nogal lek is.
Mooi is wel dat je met 1 druk op de knop kunt printen. Dat kan namelijk niet altijd ...

Het is een in principe relatief gesloten toepassing, waardoor je alleen met mensen samenwerkt die ook echt weten waar ze het over hebben en die echt baat hebben bij het document. Niet dat elke mafkees zomaar in je document kan gaan knoeien, zeg maar ...

Als oefeningen heb ik een google doc aangemaakt met aanwinstensuggesties voor de Drenthe College / Noorderpoortcollecties, ook te bewerken door collega's Wiesja en Noor. Ook heb ik een proefdoc gemaakt waar, als het goed is, de cursusdeelnemers ook aan kunnen werken.

Dit Ding zie ik, samengevat, dus als een hele nuttige en handige toepassing om met collega's aan documenten te werken. Alles op 1 plek, geen mailtjes hoeven sturen met allerlei losse onderdelen en brokjes van de documenten, geen losse (kwijt te raken) usb-sticks... handig !!!